Mengenal dan Menggunakan e-mail

A. Pengertian E-mail

 

E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic Mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa manfaat .Antara lain, dengan menggunakan email surat (informasi) yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima, selain itu biaya yang kita keluarkan cukup murah. Kita juga bisa membaca berbagai berita dan pengetahuan tapi asalkan kalian harus mampu menguasai Bahasa Inggris. Oleh karena itu, berita itu yang selalu ditampilkan dengan menggunakan Bahasa Inggris.  Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain.

B.Alamat dan Jenis-jenis E-mail

1. Alamat E-mail

  Alamat surat di internet (e-mail) memiliki tiga bagian, yaitu:

a. Alamat e-mail dipisahkan oleh tanda @ (tanda @ biasa dibaca et)

b. bagian sebelum tanda @ adalah kotak surat (ID) atau username (nama pengguna). Nama pengguna ini adalah nama pribadi kita.

c. Bagian sesudah tanda @ adalah nama domain penyedia jasa internet (ISP) atau nama web penyedia fasilitas e-mail tersebut, seperti yahoo.com; hotmail.com; dan cbn.net.id

      Contoh alamat email (e-mail address) adalah abdi_nst@yahoo.com; editorial@yudhistira-gi.co.id; kondannojp@rocketmail.com; dan kompas@kompas.com

2.Jenis-jenis E-mail

 

a. Pop e-mail :

“POP (Post Office Protocol) adalah protokol untuk mengelola email. Sekarang POP yang di kenal adalah versi 3 makanya disebut sebagai POP3. Perumpamaan yang paling mudah untuk menjelaskan POP adalah sebagai berikut.”

"Seseorang mengirim surat menuju ke kantor pos. Kemudian kantor pos mengirim surat tersebut ke alamat orang yang berhak menerima surat tersebut.

Sedangkan dalam POP bisa dikatakan sebagai berikut: 

Seseorang mengirim email ke sebuah alamat email pada suatu server (misalnya saya@yahoo.com dimana saya adalah penerima dan yahoo.com adalah servernya) kemudian email tersebut di unduh ke komputer saya. Jadi email tersebut sekarang tersimpan di komputer saya.”

“Bedanya POP dengan web email adalah di web email ketika saya ingin membaca email yang lama, saya harus membuka di server yahoo melalui web broser (Internet Explorer, Firefox, Chrome dll) itu artinya saya harus terkoneksi ke Internet ketika ingin membaca email lama yang mungkin diperlukan. Sedangkan dengan POP saya hanya akan membuka software email client (Outlook, Mozilla Thunderbird,dll) ketika ingin membaca email lama yang sudah pernah di download. Perumpamaan di surat biasa adalah saya harus kembali ke kantor pos untuk membaca surat – surat lama. Sedangkan dengan POP surat tersebut sudah ada di rumah.

POP adalah protokol untuk menerima email, sedang untuk mengirim email kita membutuhkan server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)”

“Ada dua jenis mode pada POP3 yaitu mode offline dan mode inline. Pada mode offline, POP3 mengambil dan kemudian menghapus mail yang tersimpan dari server. POP3 bekerja dengan baik pada mode ini, karena terutama memang didisain untuk berlaku sebagai sebuah sistem mail yang memiliki sifat “store-and-forward”. Server, pada mode offline, berlaku seperti sebuah tempat penampungan yang menyimpan mail sampai user memintanya.”

Pada mode inline, POP3 akan mengambil mail dari server tanpa menghapus mail yang sudah diambil tersebut. Mode ini lebih disukai oleh user yang sering berpindah tempat (nomadic user) karena memungkinkan mereka untuk melihat mail yang sama dari tempat atau komputer yang berbeda. Akan tetapi untuk nomadic user yang selalu bekerja dan bepergian dengan selalu membawa notebook, dan tetap menginginkan agar mail miliknya yang ada di server tidak dihapus, tentu saja menginginkan agar setiap kali mengambil mail tidak semua mail yang akan terambil, tapi hanya mail yang belum pernah dia lihat saja yang akan diambil. Keinginan user seperti ini dapat dipenuhi dengan menggunakan informasi pada client yang memungkinkan untuk memberi tanda mail yang sudah pernah dilihat.

Dengan demikian untuk seseorang yang sering bekerja dengan email akan lebih baik jika menggunakan POP email daripada web email. Karena ada beberapa keuntungan menurut saya antara lain :

 

1. Hemat waktu. Ketika menggunakan web email kita akan melakukan langkah – lahkah berikut ini. Menjalankan browser–> membuka halaman web email (misalnya di http://id.yahoo.com/mail) –>memasukkan username & passwords –> memilih email yang ada di inbox –>membaca email. Sedangkan di POP yang dilakukan hanya menjalankan email client dan menunggu email selesai di download–>membaca email. 

 

2. Pengarsipan lebih mudah. Ketika kita ingin membuka email yang lama dengan web email kita perlu melakukan langkah yang sama dengan langkah diatas. Belum lagi kalau email yang sudah sangat lama di halaman inbox berikutnya kita perlu menunggu loading halaman web. Sedang dengan POP kita tinggal menjalankan email client dan tanpa harus terkoneksi ke internet karena email sudah di simpan di komputer kita.”

sumber : ( http://www.awebs.net/apa-itu-pop3-email/ )

b. E-mail Forwarding : 

 

Email forwarding adalah fasilitas untuk mengalihkan semua email dari satu alamat ke alamat yang lain.

Contoh penggunaan:

Anda memiliki satu email utama utama@domain .com lalu anda ingin memiliki email support@domain.com. Agar anda tidak harus login ke 2 account untuk memeriksa email anda, anda dapat mengalihkan email support@domain.com ke alamat email utama anda yaitu utama@domain.com.

 

Caranya:

1. Login di cpanel server anda

2. Klik tombol / link mail

3. Klik link forwarders

4. Klik link add forwarder

5. Masukkan alamat email yang akan dialihkan ke dalam kotak sebelah kiri (contoh: support)

6. Pilih nama domain di kotak tengah

7. Masukkan alamat email tujuan ke dalam kotak sebelah kanan (contoh: utama@domain.com)

8. Klik tombol add forwarder

Setelah melakukan step di atas, setiap email yang ditujukan ke support@domain.com akan anda terima di email utama anda utama@domain.com

sumber : ( http://satutiga.com/support/?p=6 

c. E-mail Berbasis Web

PENGERTIAN EMAIL BERBASIS WEB Web-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengantujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki aksesinternet, tetapi tidak memiliki account email sendiri. E-mailberbasis web menggunakan Web Based Email seperti Yahoo sehinggapemakai dapat membaca email yang diterimanya dan melakukan interaksidengan email tersebut (membaca, menulis, membalas, menghapus, dll)secara user friendly. Dikembangkan dengan tujuan untuk memberikanjasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidakmemiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses keemail server, tapi ke sebuah web server. Jadi, orang yang akanmengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untukmembuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secaragratis.

• Kelebihan :Kelebihan email berbasis we ini adalah user dapat membuka buka disembarang tempat atau bisa mengecek email Anda dari mana saja danbrowser apa saja.

• Kekurangan :Karena menggunakan email server bukan komputer sendiri maka mediapenyimpanannya terbatas. Dan Kekurangan utama dari email berbasisweb adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung keinternet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentunggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email ataubahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalamhal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet). 

 

C. Penggunaan atau Pemakaian E-mail

1. Membuat Alamat Email

Setiap orang dapat memiliki alamat e-mail secara pribadi. Alamat e-mail ini dapat diperoleh dengan dua cara, yaitu sebagai berikut:

a. Melalui penyedia jasa internet atau Internet Service Provider (ISP), alamat e-mail dapat diperoleh setelah kita terdaftar pada salah satu ISP tersebut.

 

b. Melalui situs-situs atau web bebas yang menyediakan fasilitas e-mail di internet, seperti yahoo, hotmail, catcha, Iycos, eudoramail, bolehmail, dan sebagainya. biasanya web-web tersebut memberikan fasilitas e-mail secara gratis.

 

Untuk membuat alamat e-mail ini kita kan menggunakan fasilitas yang terdapat di yahoo sebgai salah satu situs atau web yang umu digunakan para pengguna internet. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Bukalah browser yg tersedia di komputer anda, kemudian ketiklah URL yahoo :http://www.yahoo.com pada kotak address bar hingga jendela yahoo klik go atau enter.

2. Klik icon Mail hingga muncul tampikan yahoo mail.

3. Pada yahoo mail tersebut terdapat dua pilihan untuk masuk ke halaman e-mail yahoo, yaitu Sign In dan Sign Up Now. Tombol Sing In untuk mereka yang sudah memiliki alamat e-mail yahoo atau terdaftar di yahoo mail, sedangkan tombol Sign Up Now untuk mereka yang sama sekali belum terdaftar di yahoo mail dan ingin mendaftar. Bagi yang sudah terdaftar, mereka tinggal mengetik Yahoo ID dan Passwordnya, kemudian mengklik tombol Sing In untuk masuk atau membuka e-mail mereka. Jadi, ID dan Password ini harus selalu diingat. Jika kamu belum terdaftar dan ingin mendaftar, klik tombol Sing Up Now hingga tampil pilihan model keanggotaan.

4. Model keanggotaan di yahoo mail ada tiga jenis, yaitu free yahoo mail; yahoo mail plus; dan yahoo personal address. Untuk yahoo mail plus dan personal address kita diharuskan membayar iuran keanggotaan setiap tahunnya, sedangkan free yahoo mail disediakan gratis untuk kita. Pilihlah salah satunya, misalnya free yahoo mail dengan mengkkil tombol Sign Up for Yahoo! Mail.

5. jika proses pengisian formulir di atas selesai, kliklah tombol I Agree. Apabila proses pengisian formulirmu benar dan berhasil maka akan muncul tampilan yang menyatakan bahwa kamu berhasil melengkapi pendaftaran di yahoo mail. Dalam tampilan itu akan tertera Yahoo ID, alamat yahoo mail, dan alamat e-mail alternatif kamu. Untuk alamat e-mail alternatif ini, kamu bisa meminjam alamat email yang sudah ada. Misalnya, alamat e-mail kakakmu atau orang yang kamu kenal dekat. Tapi ingat, alamat e-mail alternatif itu adalah e-mail selain di yahoo.

6. Namun, jika kau gagal melengkapi formulir pendaftaran tadi, maka yahoo mail akan menampilkan pesan.

7. Klik tombol Continue to Yahoo! Mail jika kamu telah berhasil melengkapi formulir pendaftaran di yahoo mail. Dengan demikian kamu telah resmi terdaftar di yahoo. Yahoo akan menyediakan kotak surat untukmu. Melalui fasilitas ini, kamu dapat menerima dan mengirim surat, berdiskusi, mengirim gambar, maupun menerima surat, gambar, dan sebagainya dari teman-temanmu di seluruh dunia. Perlu kamu ketahui juga bahwa pada prinsipnya, pembuatan e-mail untuk masing-masing web hamper sama. Kamu juga bisa mencoba membuat e-mail di Hotmail, Catcha, Lycos, dan sebagainya.

2. Cara Mengoperasikan E-mail

Pada umumnya dalam pengoperasian e-mail ada dua hal yang selalu kita lakukan, yaitu :

a. membuat e-mail dan mengirimkannya ; serta

b. membaca e-mail dan membalasnya (reply) maupun meneruskannya (forward)

a. Membuat dan mengirimkan E-mail

Untuk membuat dan mengirimkan suatu e-mail dapat kita lakukan melalui kotak surata dari alamat e-mail yang sudah kita miliki. Untuk itu kita harus membuka kotak surat tersebut melalui langkah berikut:

 

1) Bukalah browser Internet explorer, kemudian ketiklah URL yahoo :http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.

2) Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka kotak surat yahoo mail

3) Kilklah tombol Check Mail untuk memeriksa inbox yang berisi surat-surat yang kita terima, atau kita ingin membuat e-mail dan mengirimkannya ke taman, kita dapat mengklik tombol Compose hingga tampil jendela pembuatan dan pengiriman e-mail.

 

4) Ketiklah alamat e-mail yang kita tuju pada kotak isian To, kemudian isilah kotak Cc dan Bcc jika ingin mengirimkan surat ke alamat e-mail lain. Namun untuk kotak isian Cc dan Bcc tidak perlu kita isi jika hanya satu tujuan alamat saja yang ingin kita tuju. Lalu, isilah kotak Subject untuk memberi judul topic surat kita. Selesai itu semua, kita dapat juga menyisipkan file, gambar, dan sebagainya dengan cara mengklik tombol Attach Files.

5) Ketiklah isi surat atau pesan pada kotak yang tersedia. Bila telah selesai kliklah tombol Send untuk mengirimkan pesan tersebut.

b. Membaca dan Membalas (Reply) E-mail

Untuk membaca dan menjawab hingga meneruskan (forward) e-mail ke berbagai teman-teman kita, prosedurnya juga hampir sama seperti membuat dan mengirimkan e-mail. Membaca, menjawab, dan meneruskan e-mail tersebut dapat dilakukan melalui kotak surat dari alamat e-mail kita. Prosedurnya adalah sebagai berikut 

:

1. Bukalah browser Internet Explorer, kemudian ketiklah URL yahoo: http://www.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.

2. Jika Yahoo ID dan Password yang kita ketik benar maka halaman kotak surat akan membuka. Di situ kita bisa mengecek apakah kita menerima surat atau tidak. Jika menerima surat maka ada pesan “You have 1 unread message: Inbox (1).

 

3. Untuk membaca e-mail tersebut, kita dapat langsung mengklik Inbox(1) atau mengklik tombol Check Mail hingga tampilan jendela inbox terbuka.

4. Untuk membaca e-mail yang kita terima tersebut, kita dapat langsung mengklik judul dari Subject berita yaotu Re : Apa kabar?, hingga halaman isi surat terbuka.

5. Bacalah isi e-mail tersebut dengan saksama dan balas atau jawablah bila perlu. Untuk membalas atau e-mail yang kita terima, kliklah tombol Reply hingga halaman pengiriman surat terbuka. Jika ingin meneruskan isi e-mail yang kita terima itu keteman yang lain kliklah tombol Forward, dan halaman pengiriman surat pun terbuka, kita tingal mengetik alamat e-mai yang ingin kita teruskan (forward) tadi.

6. Prosedur membalas e-mail yang kita terima sama dengan ketika kita mengirimkan surat atau e-mail. Namun kita tidak perlu mengetik alamat e-mail yang dituju karena secara otomatis sudah tertera disitu. Hal ini berlaku jika kita mengklik tombol Reply tadi. Namun jika kita membalasnya melalui tombol Compose yang terdapat di halaman inbox, ketiklah kembali alamat e-mail yang dituju pada kotak isian To, kemudian isilah kita Cc dan Bcc jika kita sudah meneruskan (forward) atau mengirimkan surat itu ke alamat e-mail lain. Namun untuk kotak isian Cc dan Bcc tidak perlu kita isi jika hanya satu tujuan alamat saja. Lalu, isilah kotak Subject untuk memberi judul topik surta kita. Selesai itu semua kita dapat juga menyisipkan file, gambar, dan sebagainya dengan cara mengkkil tombol Attach Files.

7. Ketiklah isi surat atau pesan balasan pada kotak yang tersedia. Bila telah selesai kliklah tombol Send untuk mengirimkan pesan tersebut.

c. Menjawab E-mail Melalui Forward

Menjawab e-mail melalui Forward ini merupakan sarana untuk membalas e-mail ke orang lain tanpa mengubah isi dari pesan. Meskipun demikian kita bisa menambahkan kata-kata sebagai perantara. Membalas e-mail melalui Forward terdiri dari dua macam, yaitu sebagai pesan e-mail biasa (as Inline Text) dan sebagai lampiran/melalui penyisipan (As Attachment).

Sebagai pesan e-mail bisa (As Inline Text), membalasnya seperti pada waktu e-mail dengan perintah Reply, sedangkan sebagai lampiran (As Attachment), isi dari e-mail yang akan dikirim (diforward) diperlukan seakan-akan e-mail tersebut berupa file lampiran (melalui penyisipan)

 

Prosedur membalas e-mail sebagai pesan atau file biasa (As Inline Text) adalah sebagai berikut :

1) Klik pesan e-mail yang akan dibalas

2) Klik tanda panah di tombol Forward, pilih As Inline Text, hingga muncul jendela Forward. Di sinilah kita juga bisa menambahkan teks yang diinginkan.

3) Selanjutnya prosedurnya sama seperti kita menjawab e-mail melalui tombol atau perintah Reply

 

Jika sebagai lampiran (As Attachment) prosedurnya adalah sebagai berikut :

1) Klik pesan e-mail yang akan dibalas

2) Klik tanda panah di tombol Forward, dan pilih As Attachment, hingga muncul jendela Forward As Attachment. Bila diperhatikan tampilannya mirip seperti pembuatan e-mail baru. Namun baris Attach langsung terisi secara otomatis berupa file pesan e-mail terpilih tadi.

3) Selanjutnya prosedurnya sama seperti kita menjawab e-mail melalui tombol atau perintah Reply

d. Mengirimkan File Melalui Fasilitas Attachment di E-mail

Selain mengirimkan dan membalas surat kita juga dapat mengirimkan file-file lain seperti gambar, table, dari pengolah angka, program, dan sebagainya melalui fasilitas Attachment di e-mail. Prosedurnya adalah sebagai berikut :

1) Bukalah browser Internet Explorer, kemudian ketiklah URL yahoo: http://www.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.
 

2) Ikutilah prosedur dalam membalas dan mengirimkan e-mail. Selain itu semua, kita dapat menyisipkan file, gambar dan sebagainya dengan cara mengklik tombol Attach Files, hingga tampil halaman Atttach Files.

 

3) Kliklah tombol “Browsw” untuk memilih file yang akan kita sisip untuk dikirim. Untuk web Yahoo, kita dapat mengattach file sampai 10.0MB. kemudian klik kembali tombol Attach Files.

 

4) Jika proses Attach Files berhasil maka akan ada pemberitahuan dari Yahoo mail bahwa file sudah berhasil diattach.

 

5) Kemudian kliklah tombol Continue to Message untuk kembali ke halaman pengiriman surat atau e-mail (Windows Compose). Jika file yang kita attach berhasil maka nama file tersebut akan muncul di atas tombol Attach Files. File yang sudah diattach ini juga bisa diganti atau dihilangkan dengan cara mengklik kata Remove disebelah kanan nama file tersebut.

 

6) Bila prosedur diatas telah selesai, kliklah tombol Send untuk mengirimkan pesan dan file tersebut.

Sumber: http://kondannojp.blogspot.co.id/2013/